Сотрудник спрашивает: «Можно ли согласовать расход сегодня?» В старой инструкции написано «да», в новой — требуется второй согласующий. Быстрый уверенный ответ здесь опаснее честного «надо уточнить». ИИ полезен, если возвращает человека к действующему источнику, а не подменяет правило гладким пересказом.
1. Установите версию и право доступа
Сначала определите владельца регламента, дату вступления в силу, раздел и круг сотрудников, которым документ доступен. Архивную редакцию пометьте как архивную. Передавайте в сервис только материалы, на которые у вас есть право. Если в компании используется Knowledge, доступ к документу и ответу зависит от аккаунта, рабочего пространства и разрешений.
2. Задайте узкий вопрос
Вместо «объясни все правила закупок» спросите о конкретной операции, сумме, роли и дате. Хороший запрос:
По разрешённой действующей редакции регламента ответь, кто согласует расход в этом случае. Укажи раздел и точную опорную фразу. Отдельно перечисли исключения и условия, которых нет в документе. Если источника недостаточно, напиши «нужно уточнить у владельца регламента». Не создавай новое правило.
Точная ссылка или цитата важнее красивого тона. Сверьте её с оригиналом: действительно ли фраза относится к этой роли и операции? Не переносите правило из соседнего подразделения по аналогии.
3. Разделите ответ и действие
Составьте три строки: «подтверждено документом», «неясно или противоречит», «кому передать на решение». Если два действующих документа расходятся, отправьте вопрос владельцам процесса. ИИ может подготовить черновик, но не утверждает платёж, договор или исключение из политики.
4. Повторите проверку после обновления
Сохраните ссылку на версию и дату проверки в рабочей записи. Когда регламент меняется, повторите ответ по новой редакции. Этот же принцип помогает при передаче проекта коллеге: новому участнику нужны подтверждённые решения и их источники, а не пересказ из памяти.
Yasnora AI позволяет работать с разрешённым текстом. Файлы и Knowledge доступны с учётом аккаунта, лимитов и прав; итог и действие проверяет команда. О продукте: yasnora.ru, экосистема «Виксора». English version.
